Bei Bewerbungen mal ins entsprechende Facebook-Profil schauen oder den Bewerber nach Vorstrafen fragen – Bei Bewerbungen wollen Arbeitgeber möglichst viele Infos über de potenziellen Arbeitnehmer bekommen. Aber wo sind die datenschutzrechtlichen Grenzen der Neugier gesteckt?

Welche Rechtsgrundlage gibt es für die Datenverarbeitungen bei Bewerbungen?

Das Datenschutzrecht verlangt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Daten eine Rechtsgrundlage, wie zum Beispiel eine Einwilligung des Betroffenen. Für Arbeitsverhältnisse gelten über Art. 88 DSGVO die Regelungen von § 26 BDSG.

§ 26 BDSG besagt:

„Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.“

Für das Bewerbungsverfahren dürfen demnach Daten erhoben und gespeichert werden. Dafür bedarf es grundsätzlich keiner Einwilligung des Bewerbers. Eine solche ist zum Beispiel dann erforderlich, wenn die Daten für spätere freie Stellen gespeichert werden sollen.

Arbeitgeber müssen über die Verarbeitung der Daten informieren

Vor der Verarbeitung der daten müssen die Arbeitgeber die potenziellen Arbeitnehmer über diese informieren. Dazu gehört gem. Art. 13 DSGVO Mitteilung der Kontaktdaten des Verantwortlichen, des Datenschutzbeauftragten, der Zwecke der Verarbeitung, den Empfänger der Daten, die Speicherdauer, das Recht auf Auskunft und Beschwerde, …

Wonach dürfen Arbeitgeber bei Bewerbungen fragen?

Sind Sie schwanger? Vorbestraft? Religiös? Einige Arbeitgeber kennen bei Bewerbungen keine Grenzen und fragen nach den abwegigsten Dingen. Sicherlich wollen sie den richtigen Bewerber finden, aber sie haben dabei Grenzen zu beachten. Die Faustregel dabei lautet: Ist das, was ich erfragen möchte, entscheidungsrelevant und erforderlich?

Dabei kommt es immer auf die konkrete Stelle an, auf die sich beworben wurde. Bei gefährlichen Jobs zum Beispiel darf nach dem Gesundheitszustand gefragt werden. Auch die Frage nach Vorstrafen ist unter gewissen Bedingungen erlaubt – bei Berufskraftfahrern zum Beispiel nach Verkehrsdelikten. Es dürfen dabei aber nur einschlägige Vorstrafen abgefragt werden.  Nach dem Familienstand oder Schwangerschaften darf genauso wie nach Hobbys – es sei denn, sie wurden im Lebenslauf angegeben – generell nicht gefragt werden.

Darf der Arbeitgeber einen Background-Check durchführen?

Vorherige Arbeitgeber kontaktieren

Ein beliebtes Mittel, um an aussagekräftige Informationen über die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers zu kommen, ist der sogenannte Background-Check. Über den Lebenslauf kommen die Arbeitgeber an die Kontaktdaten der vorherigen Arbeitgeber und befragen diese über die Bewerber. Dabei sollte man sich die Einwilligung des Bewerbers holen. Anders ist es, wenn ein Arbeitgeber als Referenz angegeben ist, denn dies wird man wohl schon als Einwilligung ansehen können.

Suche auf sozialen und beruflichen Netzwerken

Das Googeln oder Durchforsten von sozialen Netzwerken nach Informationen über Bewerber ist datenschutzrechtlich als sehr kritisch anzusehen, da der Arbeitgeber dabei zwangsläufig auf private als für den Arbeitgeber unrelevante Informationen stoßen wird. Allein aus dem Umstand, dass Bilder und andere Postings vom Bewerber öffentlich zugänglich gemacht wurden, heißt nicht, dass er in die Verarbeitung durch einen potenziellen Arbeitgeber einwilligt, sondern die Bilder sicherlich zu ganz anderen Zwecken hochgeladen haben wird. Daten aus beruflichen Netzwerken zu verwenden, erscheint naheliegender und erlaubt, da die dortigen Informationen für berufliche Zwecke wobei der Arbeitgeber auch hierüber informieren muss. Aber auch hier ist zu beachten, dass diese Informationen genauso gut nur für Kunden bereitgestellt worden sein könnten und nicht für Arbeitgeber. Und als öffentlich zugänglich gemacht gelten Informationen bei Xing und Co ohnehin nicht, da nur registrierte Nutzer die Daten auf diesen privaten Plattformen einsehen können.

Wer darf die Bewerbungen ansehen?

Zu beachten ist außerdem, dass Bewerbungen viele personenbezogene Daten enthalten und keinesfalls offen herumliegen sollten oder im Firmenverteiler verschickt. Nur die Personen, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind, sollten Zugriff auf die Unterlagen erhalten.

Wie lange dürfen die Unterlagen bei Bewerbungen aufgehoben werden?

Die Daten von nichteingestellten Personen müssen außerdem gelöscht werden. Als vertretbare Aufbewahrungsfrist werden 3-6 Monate angesehen. Länger sollten die Unterlagen aber nicht herumliegen. Außerdem müssen die Daten endgültig und sicher vernichtet werden, ohne, dass sie wiederhergestellt oder von Dritten aus dem Müll gefischt werden können.

Bewerbungen und Datenschutzrecht – bei Verstößen drohen harte Sanktionen

Wenn ein Arbeitgeber die Vorgaben der DSGVO nicht einhält, drohen hohe Strafen. Art. 83 DSGVO ermöglicht Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes eines Unternehmens.

Fazit zum Datenschutzrecht bei Bewerbungen

Nach alledem wird klar, dass Arbeitgeber sehr wenig dürfen und bei Verstößen harte Konsequenzen drohen. Ihnen ist also anzuraten, ihre Neugier gerade im Internet im Zaum zu halten und bei einem ausgiebigen Bewerbungsgespräch die relevanten Informationen beim Bewerber persönlich zu erfragen.

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