Wie beweist man den Zugang einer E-Mail und wer ist für den Beweis verantwortlich? Gerade bei Vertragsgeschäften kann die Zustellungsfrage von äußerster Bedeutung sein! 

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Sachverhalt 

Gestritten hatten zwei Parteien um die Verpflichtung des Klägers, ein ihm zur Finanzierung einer Fortbildung gewährtes Darlehen an die Beklagte zurückzuzahlen. In dem Darlehensvertrag war geregelt, dass die Beklagte auf die Rückzahlung des Darlehens verzichtet, wenn sie aus betrieblichen Gründen dem Kläger nicht innerhalb von fünf Jahren nach Beendigung der Fortbildung die Übernahme in ein Arbeitsverhältnis anbietet.

Aber warum ging es jetzt um eine E-Mail? Die Parteien stritten konkret darüber, ob fristwahrend noch eine E-Mail am letzten Tag der Frist bei E-Mail an den Beklagten geschickt wurde. 

Beklagte trug Beweis vor 

Die Beklagte legte dem Gericht einen Beweis vor, ihr Postausgangs- und Posteingangskonto. Hieraus ging hervor, dass die E-Mail verschickt worden sei und sie daraufhin keine Meldung der Unzustellbarkeit bekommen habe. 

Ging E-Mail erst drei Tage später ein?

Der Kläger behauptete, dass die E-Mail an ihn erst drei Tage später einging. Daraufhin ging die Beklagte, gemäß der Vertragsbedingungen, davon aus, dass der Kläger in der Frist eine Anstellung gefunden habe. Das war jedoch nicht der Fall. Die Klägerin behielt aber monatlich 500 EUR las Darlehensrückzahlung ein 

Landesarbeitsgericht Köln – Zugang muss vom Absender bewiesen werden 

Das Landesarbeitsgericht urteilte, dass der Zugang einer E-Mail vom Absender bewiesen werden muss. Genauer gesagt muss der Absender das Versenden der E-Mail vor Gericht darlegen und sodann beweisen.

Kein Anscheinsbeweis

In solchen Fällen besteht laut LAG Köln kein Anscheinsbeweis zugunsten des Absenders. Das Risiko der fristgerechten Zustellung der E-Mail liegt beim Versender, denn er hat schließlich auch die Art der Übermittlung gewählt und muss dafür das volle Risiko tragen. 

Richten Sie eine Lesestätigung ein!

Wir raten Ihnen daher, um das Risiko eines Streitfalls über den Zugang einer E-Mail auszuschließen, dass Sie eine Lesebestätigung in Ihrem E-Mail Postfach einrichten. Somit können Sie feststellen und dokumentieren, dass die E-Mail auch wirklich zugegangen ist. Diese Einstellung kann man ganz leicht in der Optionsverwaltung vornehmen. 

Fazit

Den richtigen Umgang mit E-Mails muss man lernen! Gerade für Unternehmen können Fehler teure Konsequenzen haben. Bei vielen Unternehmen kommt es, neben Zustellungsstreitigkeiten, zu Datenpannen. Die klassischste Form der Datenschutzverletzung ist, wenn E-Mails an den falschen Empfänger geraten. Von „Datenpannen“ spricht man im Allgemeinen, wenn Daten ungewollt an Dritte gelangen, weil sie z.B. an den falschen Empfänger gesendet wurden oder für jeden frei zugänglich im Netz zu finden sind. Datenpannen kann man aber auch ganz leicht umgehen, indem Sie anstatt das Feld „cc“, das Feld „bcc“ benutzen, da hier die Empfänger dieser Zeile nur den Absender und den Inhalt der E-Mail beziehungsweise des E-Mail-Verlaufs sehen können. Wichtig ist es auch vor dem Weiterleiten von E-Mails zu checken, ob alle Informationen in den E-Mails für die neuen Empfänger geeignet sind. 

Tipp: Für Newsletter gibt es extra Tools, die auch andere Datenschutzgrundsätze abdecken. 

Wir raten Unternehmen auch immer ihre Mitarbeiter regelmäßig zu schulen und auf den Datenschutz zu sensibilisieren. Sprechen Sie uns hierauf gerne an, wenn Sie dazu Fragen haben. Sie haben Fragen zum Thema Datenschutz, Datenpannen oder sehen sich mit Entschädigungs- und Schadensersatzansprüchen konfrontiert? Sie haben rechtliche Probleme mit einer fristwahrenden E-Mail Zustellung? Melden Sie sich bei uns! Unser spezialisiertes Team steht Ihnen gerne schnell und unkompliziert zur Seite und berät Sie gern.

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