Eine Krankschreibung wirft im Arbeitsalltag oft mehr Fragen auf, als der kurze ärztliche Nachweis vermuten lässt.
Für Arbeitnehmer:innen geht es um pünktliche Krankmeldung, den richtigen Nachweis und Entgeltfortzahlung. Arbeitgeber:innen müssen wissen, wann sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangen dürfen, wie sie mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung umgehen und welche Regeln sie im Betrieb einheitlich gestalten sollten.
Zusätzliche Brisanz erhält das Thema durch das angekündigte Reformpaket zur Krankschreibung 2026. Danach soll die ärztliche Bescheinigung grundsätzlich ab dem ersten Krankheitstag erforderlich sein. Die telefonische Krankschreibung soll entfallen. Noch handelt es sich dabei nicht um geltendes Recht.
Krankschreibung und Krankmeldung richtig unterscheiden
Die Begriffe Krankmeldung und Krankschreibung werden im Alltag häufig vermischt. Rechtlich geht es um zwei verschiedene Dinge. Die Krankmeldung ist die Mitteilung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin an den Arbeitgeber, dass eine Arbeitsunfähigkeit besteht und wie lange sie voraussichtlich dauern wird. Die Krankschreibung ist dagegen die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, also der medizinische Nachweis der Arbeitsunfähigkeit.
Die Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen. Das bedeutet: ohne Verzögerung, sobald klar ist, dass die Arbeit wegen Krankheit nicht aufgenommen oder fortgesetzt werden kann. In der Praxis sollte der Arbeitgeber möglichst vor Arbeitsbeginn informiert werden, damit der Ausfall organisatorisch aufgefangen werden kann. Eine Diagnose muss dem Arbeitgeber dabei nicht mitgeteilt werden.
Für die Krankmeldung gibt es keine gesetzlich festgelegte Form. Je nach betrieblicher Vorgabe kommen Telefon, E-Mail, SMS oder ein Messenger-Dienst in Betracht. Entscheidend ist, dass die Mitteilung eine zuständige Person erreicht, etwa die vorgesetzte Person oder die Personalabteilung. Eine Nachricht an Kolleg:innen reicht regelmäßig nicht aus, wenn diese für Krankmeldungen nicht zuständig sind.
Die Krankschreibung dient dem Nachweis, dass die betroffene Person ihre beruflichen Pflichten krankheitsbedingt nicht erfüllen kann. Arbeitsunfähig ist, wer seine konkrete Tätigkeit gar nicht oder nur unter Gefahr einer Verschlechterung des Gesundheitszustands ausüben kann. Deshalb hängt die Bewertung immer vom Arbeitsplatz ab. Eine Verletzung kann in einem körperlich belastenden Beruf zur Arbeitsunfähigkeit führen, während sie bei einer reinen Schreibtischtätigkeit anders zu bewerten sein kann.
Aktuelle Rechtslage zur Krankschreibung nach dem EFZG
Die zentralen Pflichten bei Arbeitsunfähigkeit ergeben sich derzeit aus § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz. Arbeitnehmer:innen müssen dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Diese Pflicht besteht ab dem ersten Krankheitstag und unabhängig davon, ob bereits eine ärztliche Bescheinigung vorliegt.
Nach dem gesetzlichen Regelfall ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage andauert. Der Nachweis muss dann spätestens am vierten Krankheitstag vorliegen. Wochenenden und Feiertage zählen bei dieser Frist mit. Wer also nur auf Arbeitstage schaut, kann die Frist leicht falsch berechnen.
Arbeitgeber:innen dürfen bereits nach geltendem Recht eine frühere ärztliche Bescheinigung verlangen, auch ab dem ersten Krankheitstag. Das kann im Arbeitsvertrag, durch eine betriebliche Regelung oder durch eine entsprechende Anweisung geschehen. Wer im Unternehmen von der gesetzlichen Grundregel abweichen möchte, sollte die Vorgaben einheitlich und nachvollziehbar gestalten, damit keine unnötigen Streitigkeiten über Ungleichbehandlung entstehen.
In der Praxis spielt zudem die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eine wichtige Rolle. Seit dem 01.01.2025 übermittelt die ärztliche Stelle die Information über eine bestehende Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Arbeitnehmer:innen müssen den Arbeitgeber über das Bestehen und die Gültigkeitsdauer der Krankschreibung informieren. Der Arbeitgeber ruft die Daten der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anschließend selbst bei der Krankenkasse ab.
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht für sechs Wochen, also 42 Tage, ab Beginn der Krankschreibung. Danach übernimmt die Krankenkasse die Lohnfortzahlung. Bei jeder neuen Erkrankung mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beginnt diese Sechs-Wochen-Frist erneut zu laufen.
Eine Krankschreibung kann derzeit unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne persönlichen Praxisbesuch erfolgen. Die telefonische Krankschreibung setzt voraus, dass die Arztpraxis die Patientin oder den Patienten kennt. Sie ist nur bei leichten Erkrankungen und für bis zu fünf Kalendertage möglich. Daneben kann eine Krankschreibung per Videosprechstunde in Betracht kommen, wenn keine körperliche Untersuchung erforderlich ist. Nach aktueller Lage ist dabei zwischen bekannten und unbekannten Patient:innen zu unterscheiden. Genannt werden bis zu sieben Tage bei bekannten und bis zu drei Tage bei unbekannten Patient:innen.
Geplante Reform der Krankschreibung 2026
Das angekündigte Reformpaket sieht vor, die Regeln zur Krankschreibung deutlich zu verändern. Danach soll die Arbeitsunfähigkeit künftig grundsätzlich bereits am ersten Krankheitstag ärztlich attestiert werden. Zugleich sollen Arbeitgeber:innen berechtigt sein, die Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch erst später zu verlangen.
Außerdem soll die telefonische Krankschreibung abgeschafft werden. Offen ist nach derzeit, ob Arbeitnehmer:innen dann schon am ersten Krankheitstag persönlich eine Arztpraxis aufsuchen müssen. Grundsätzlich kann eine Krankschreibung bis zu drei Tage rückwirkend ausgestellt werden. Eine rückwirkende Feststellung der Arbeitsunfähigkeit darf aber schon jetzt nur ausnahmsweise und nach gewissenhafter Prüfung erfolgen.
Aus Arbeitnehmersicht wäre der rechtlich sicherere Weg bei einer Umsetzung der Reform daher, sich bereits am ersten Krankheitstag um eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit zu kümmern. Ob Videosprechstunden weiterhin möglich bleiben und welche Ausnahmen der Gesetzgeber zulässt, hängt von der endgültigen gesetzlichen Ausgestaltung ab.
Wichtig ist die zeitliche Einordnung: Bei den angekündigten Änderungen handelt es sich um ein Reformpaket von Union und SPD. Es liegt jedoch noch kein Gesetzesentwurf und erst recht kein geltendes oder beschlossenes Recht vor. Bis zu einer gesetzlichen Neuregelung bleibt es bei der bisherigen Rechtslage nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz.
Für Arbeitgeber:innen wäre die Reform weniger neu, als sie zunächst wirkt. Schon heute kann der Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung früher verlangen. Neu wäre vor allem, dass die Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag zum gesetzlichen Regelfall würde, während abweichende spätere Nachweise nur möglich wären, wenn der Gesetzgeber dies entsprechend zulässt.
Folgen für die Praxis
Für kleine und mittelständische Unternehmen ist eine klare Krankmeldepraxis besonders wichtig, weil Ausfälle häufig unmittelbar spürbar sind. Betriebe sollten festlegen, an wen die Krankmeldung zu richten ist, auf welchem Weg sie erfolgen soll und ab wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangt wird. Dabei sollten Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und betriebliche Anweisungen zusammenpassen.
Wer schon heute eine Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag verlangt, sollte prüfen, ob diese Regelung eindeutig formuliert und im Betrieb nachvollziehbar umgesetzt wird. Wer bislang die gesetzliche Grundregel nutzt, sollte die angekündigte Reform beobachten und rechtzeitig entscheiden, ob interne Abläufe angepasst werden müssen.
Arbeitgeber:innen sollten außerdem den Umgang mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sauber organisieren. Arbeitnehmer:innen müssen weiterhin unverzüglich mitteilen, dass sie arbeitsunfähig sind und wie lange dies voraussichtlich dauert. Der Arbeitgeber muss anschließend die elektronischen Daten bei der Krankenkasse abrufen. Fehlt eine klare interne Zuständigkeit, entstehen vermeidbare Verzögerungen.
Für Arbeitnehmer:innen gilt: Die Krankmeldung am ersten Tag ist immer Pflicht. Wer zu spät oder gar nicht informiert, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen. Bei längerer Erkrankung oder einer Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit muss der Arbeitgeber ebenfalls informiert werden. Die Diagnose bleibt Privatsache.
Solo-Selbständige mit eigenen Beschäftigten sollten dieselben Punkte im Blick behalten wie andere Arbeitgeber:innen. Wer keine Beschäftigten hat, ist vor allem dann betroffen, wenn eigene vertragliche Verpflichtungen gegenüber Auftraggebern krankheitsbedingt nicht erfüllt werden können. Die arbeitsrechtlichen Regeln zur Krankmeldung gelten jedoch in erster Linie für Arbeitsverhältnisse.
Verbraucher:innen, die als Arbeitnehmer:innen betroffen sind, sollten vor allem Arbeitsvertrag und etwaige betriebliche Vorgaben prüfen. Entscheidend ist nicht nur, was das Gesetz als Grundregel vorsieht, sondern auch, ob der Arbeitgeber wirksam eine frühere ärztliche Bescheinigung verlangt.
Häufige Fragen
Muss ich mich schon am ersten Krankheitstag krankmelden?
Ja. Die Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen, sobald Sie wissen, dass Sie arbeitsunfähig sind. Das gilt unabhängig davon, ob bereits eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt.
Wann brauche ich aktuell eine Krankschreibung?
Nach dem gesetzlichen Regelfall ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Der Arbeitgeber kann aber schon jetzt eine frühere Bescheinigung verlangen, auch ab dem ersten Krankheitstag.
Darf ich trotz Krankschreibung einkaufen oder spazieren gehen?
Ja, wenn die Aktivität Ihrer Genesung nicht schadet und keine ärztliche Bettruhe angeordnet wurde. Maßgeblich sind Ihre konkrete Erkrankung, Ihr Gesundheitszustand und die Frage, ob andere Menschen gefährdet werden können.
Darf ich trotz Krankschreibung wieder arbeiten?
Grundsätzlich ja. Eine Krankschreibung ist eine Prognose und kein gesetzliches Arbeitsverbot. Der Arbeitgeber kann Sie jedoch aufgrund seiner Fürsorgepflicht nach Hause schicken, wenn die Arbeitsaufnahme nicht unbedenklich erscheint.
Gilt die geplante Krankschreibung ab dem ersten Tag schon jetzt?
Nein. Nach der Faktenbasis handelt es sich bislang um ein Reformpaket, nicht um geltendes Recht. Bis zu einer gesetzlichen Neuregelung gilt weiterhin § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz in der bisherigen Fassung.
Fazit
Die Krankschreibung belegt eine Arbeitsunfähigkeit, ersetzt aber nicht die unverzügliche Krankmeldung beim Arbeitgeber. Aktuell gilt: Eine ärztliche Bescheinigung ist nach dem gesetzlichen Regelfall spätestens erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Arbeitgeber:innen können eine frühere Bescheinigung verlangen.
Die geplante Reform würde den gesetzlichen Ausgangspunkt verschieben: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll grundsätzlich ab dem ersten Krankheitstag erforderlich werden, die telefonische Krankschreibung soll entfallen. Solange kein Gesetz in Kraft ist, bleibt es bei der aktuellen Rechtslage.
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Der sinnvolle nächste Schritt ist eine Prüfung der konkreten Unterlagen und Abläufe. So lässt sich klären, welche Pflichten bestehen, welche Fristen gelten und ob Anpassungen mit Blick auf die angekündigte Reform vorbereitet werden sollten.
Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.