Workation im Ausland klingt nach einem einfachen Modell: Laptop einpacken, an einen sonnigen Ort reisen und dort weiterarbeiten. Für Arbeitgeber und Beschäftigte ist es rechtlich aber nicht bloß „Homeoffice mit Meerblick“, sondern ein grenzüberschreitender Arbeitseinsatz mit Folgen für Aufenthaltsrecht, Sozialversicherung, Steuern, Datenschutz und Arbeitsorganisation.
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen unterschätzen, dass die Verantwortung nicht automatisch bei den Beschäftigten liegt, nur weil diese die Workation wünschen. Stimmt der Arbeitgeber zu, muss er zentrale Risiken prüfen und dokumentieren. Heimliche Auslandsarbeit, sogenannte „Hush Trips“, verschärft das Problem zusätzlich, weil dann Bescheinigungen, Genehmigungen und interne Sicherheitsvorgaben fehlen können.
Der folgende Überblick zeigt, welche Punkte vor einer Workation im Ausland geklärt werden sollten, wann deutsches Arbeitsrecht regelmäßig weiter eine Rolle spielt und warum dauerhaftes Homeoffice im Ausland deutlich anders zu bewerten ist als ein kurzer Aufenthalt.
Workation im Ausland ist kein normaler Urlaub
Mobiles Arbeiten war in vielen deutschen Unternehmen bis Anfang 2020 eher die Ausnahme. Seit der Corona-Pandemie hat sich die Praxis stark verändert. Beschäftigte arbeiten zeitweise außerhalb des Büros, manche aus dem Ausland, andere verbinden Urlaub und Arbeit in einer Workation. Der Begriff setzt sich aus „Work“ und „Vacation“ zusammen und beschreibt das Arbeiten während eines Auslandsaufenthalts, der privat geprägt sein kann.
Im deutschen Arbeitsrecht ist Workation als eigener Begriff noch nicht verankert. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Vorgang rechtlich unreguliert wäre. Im Gegenteil: Sobald Arbeitsleistung im Ausland erbracht wird, können mehrere Rechtsgebiete gleichzeitig berührt sein. Dazu gehören das Aufenthaltsrecht, Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht, Arbeitsrecht sowie Datenschutz und IT-Sicherheit.
Für Arbeitgeber ist besonders wichtig, dass sie den Arbeitsort bestimmen. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice und damit auch keinen Anspruch darauf, ohne Zustimmung aus dem Ausland zu arbeiten. Erlaubt ein Unternehmen mobiles Arbeiten, sollten Art, Umfang und Dauer schriftlich geregelt werden. Das gilt erst recht, wenn der Arbeitsort vorübergehend in einen anderen Staat verlegt wird.
Kurze Workation-Aufenthalte können arbeitsrechtlich vergleichsweise überschaubar sein. Bei einer Workation von nicht mehr als vier Wochen besteht in der Regel kein arbeitsrechtlicher Anpassungsbedarf beim Arbeitsort im Vertrag. Trotzdem muss geprüft werden, ob das Arbeiten im jeweiligen Staat zulässig ist und welche Anforderungen dort gelten.
Arbeitsrechtliche Grundlagen bei Workation und Homeoffice
Bei einem vorübergehenden Auslandsaufenthalt gilt in der Regel weiterhin deutsches Arbeitsrecht. Entscheidend ist aber, dass der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses und der gewöhnliche Arbeitsort nicht dauerhaft ins Ausland verlagert werden. Je länger ein Aufenthalt dauert und je stärker die Tätigkeit tatsächlich im Ausland stattfindet, desto genauer muss geprüft werden, welches Arbeitsrecht Anwendung findet.
Bei grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen spielt die Rom I-Verordnung eine Rolle. Danach orientiert sich die Rechtswahl grundsätzlich am Arbeitsortsprinzip. Maßgeblich ist also, in welchem Staat die Arbeit gewöhnlich verrichtet wird. Eine Klausel zugunsten deutschen Arbeitsrechts kann vereinbart werden, sie darf Beschäftigten aber nicht den Schutz zwingender Bestimmungen am tatsächlichen Arbeitsort entziehen. Dazu zählen etwa Mindestlohnvorschriften, Höchstarbeitszeiten und Urlaubsansprüche.
Innerhalb der EU und des EWR ist Arbeiten für EU-Bürgerinnen und EU-Bürger aufgrund der Freizügigkeit grundsätzlich möglich. Auch die Schweiz wird im Zusammenhang mit Arbeitnehmerfreizügigkeit genannt. Dennoch können nationale Anforderungen bestehen. Dazu gehören Arbeitszeitregelungen, Pausenregelungen, Vergütungsvorschriften und melderechtliche Pflichten im Zielland.
Bei Drittstaatsangehörigen innerhalb der EU muss gesondert geprüft werden, ob ein Anspruch auf Freizügigkeit besteht und wie dieser bisher ausgeübt wurde. Auch bei technisch unauffälliger digitaler Arbeit bleibt es Arbeit im Ausland. Ein IT-Spezialist arbeitet nicht deshalb aufenthaltsrechtlich folgenlos, weil er seine Aufgaben nur über Laptop und Internet erledigt.
Für Unternehmen empfiehlt sich eine Zusatzvereinbarung, sobald Beschäftigte länger als einen Monat aus dem Ausland tätig werden sollen. Der genaue Inhalt hängt vom Einzelfall ab. Naheliegend sind Regelungen zu Dauer, Arbeitsort, Erreichbarkeit, Datenschutz, IT-Nutzung, Kostentragung, Krankenversicherungsschutz sowie zu steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Hinweisen.
Sozialversicherung, A1 und Krankenversicherung bei Workation
Sozialversicherungsrechtlich wird Workation im Ausland grundsätzlich wie eine Entsendung behandelt. Die Sozialversicherungsträger haben 2020 klargestellt, dass Workation im Ausland als Entsendung gewertet werden kann. Nach einem Leitfaden zur Telearbeit vom 14. November 2022 kann Workation im EU-Ausland ebenfalls als Entsendung gesehen werden. Damit können Beschäftigte unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin nach deutschem Recht sozialversichert bleiben.
Voraussetzung ist, dass das deutsche Arbeitsverhältnis fortbesteht, der Auslandsaufenthalt zeitlich befristet ist und die Weisungsgebundenheit gegenüber dem deutschen Arbeitgeber erhalten bleibt. Entscheidend ist nicht, ob die Initiative vom Arbeitgeber oder von den Beschäftigten ausgeht. Maßgeblich ist, dass die Arbeit nur vorübergehend im Ausland erbracht wird und der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland behält.
Für Workation innerhalb der EU ist in der Regel eine A1-Bescheinigung erforderlich. Sie dient dazu, die weitere Anwendung des deutschen Sozialversicherungsrechts nachzuweisen. Arbeitgeber sollten daher frühzeitig Kontakt mit der zuständigen Krankenkasse der Beschäftigten aufnehmen, um die erforderlichen Anträge zur sozialversicherungsrechtlichen Einstufung und gegebenenfalls zur A1-Bescheinigung zu stellen.
Außerhalb der EU kommt es darauf an, ob ein Sozialversicherungsabkommen besteht. In Staaten mit Abkommen legt das jeweilige Abkommen fest, welches Recht gilt. In Staaten ohne Abkommen kann es zu Doppelversicherungen und damit zu doppelten Beitragszahlungen kommen. Bei einem IT-Spezialisten, der sechs Monate aus Argentinien arbeiten möchte, könnte es problematisch werden. Da mit Argentinien kein Sozialversicherungsabkommen besteht und das Territorialitätsprinzip des Beschäftigungslandes greifen kann, drohen doppelte Sozialversicherungsbeiträge.
Unabhängig davon muss auch der Krankenversicherungsschutz im Ausland betrachtet werden. Stimmt der Arbeitgeber einer Workation im Ausland zu, verpflichtet er sich gemäß Art. 17 SGB V, den Krankenversicherungsschutz der Beschäftigten und der begleitenden Familienangehörigen zu gewährleisten. Eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung ist danach zwar nicht verpflichtend, aber sehr empfehlenswert, weil sie Kosten für medizinische Behandlung oder Rücktransport besser kalkulierbar machen kann.
Für grenzüberschreitende Telearbeit innerhalb bestimmter Staaten gibt es seit dem 1. Juli 2023 außerdem eine multilaterale Rahmenvereinbarung unter Anwendung von Artikel 16 Absatz 1 VO (EG) 883/04. Sie ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen, dass bis zu 49,99 Prozent der Gesamtarbeitszeit im Wohnstaat in Form von Telearbeit erbracht werden, während weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Staates gilt, in dem der Arbeitgeber ansässig ist. Die Anwendung kann höchstens für zwei Jahre beantragt und anschließend verlängert werden. Genannt werden unter anderem Deutschland, Schweiz, Liechtenstein, Kroatien, Tschechien, Österreich, Niederlande, Slowakei, Belgien, Luxemburg, Malta, Norwegen, Polen, Portugal, Spanien, Schweden, Finnland und Frankreich.
Aufenthaltsrecht, Visum und Arbeitserlaubnis im Ausland
Ein häufiger Fehler besteht darin, Workation als normalen Urlaub zu behandeln. Arbeiten mit Touristenvisum ist in der Regel nicht erlaubt. Wer im Ausland arbeitet, braucht in vielen Staaten ein passendes Visum, etwa ein Arbeitsvisum oder ein sogenanntes Digital-Nomad-Visum, und gegebenenfalls zusätzlich eine Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis.
Verstöße können erhebliche Folgen haben wie z.B. Geldstrafen, Abschiebung, Einreiseverbote und Schadenersatzforderungen, auch gegen den Arbeitgeber. Gerade bei Drittstaaten muss daher vorab geklärt werden, ob der private Aufenthaltstitel die tatsächliche Arbeitsleistung abdeckt.
Innerhalb des EWR und der Schweiz erleichtert die Arbeitnehmerfreizügigkeit die Arbeitsaufnahme grundsätzlich. Das entbindet Unternehmen aber nicht davon, nationale Meldepflichten oder weitere Formalitäten zu prüfen. Auch innerhalb Europas kann es also falsch sein, eine Workation ohne Vorabprüfung zu genehmigen.
Steuerliche Risiken bei Arbeit aus dem Ausland
Steuerlich bleibt bei kurzer Workation häufig vieles beim Alten, wenn der Wohnsitz in Deutschland bestehen bleibt und das ausländische Homeoffice nur kurzzeitig genutzt wird.
Überschreitet die Arbeit im Ausland die 183-Tage-Grenze, kann das Steuerrecht des Tätigkeitsstaates greifen. Je nach Dauer der Workation und Art der Tätigkeit können außerdem Fragen zur steuerrechtlichen Betriebsstätte entstehen. Eine ausländische Betriebsstätte kann dazu führen, dass der Arbeitgeber im Ausland steuerliche Pflichten beachten muss.
Das Betriebsstättenrisiko ist besonders tückisch, wenn aus einem vorübergehenden Arbeitszimmer im Ausland faktisch ein dauerhafter Arbeitsort wird. Nach der Faktenbasis lässt sich bei einem lediglich vorübergehenden Arbeitszimmer für eine Dauer von bis zu sechs Monaten zumindest eine Festigung der Geschäftseinrichtung nicht erkennen. Daraus folgt aber nicht, dass jeder sechsmonatige Aufenthalt steuerlich risikolos wäre. Die konkreten Umstände und das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen müssen geprüft und dokumentiert werden.
Arbeitgeber sollten Beschäftigte frühzeitig informieren, dass Workation steuerliche Folgen haben kann, dass sich das Besteuerungsrecht verlagern kann und wer welche Pflichten übernimmt, etwa bei einer Steuererklärung im Ausland. Diese Hinweise sollten dokumentiert werden, zum Beispiel in einer Zusatzvereinbarung zur Workation.
Datenschutz, IT-Sicherheit und Hush Trips
Workation betrifft nicht nur Lohnabrechnung und Aufenthaltsrecht. Beschäftigte greifen aus dem Ausland auf Unternehmensdaten, Kundendaten oder Personaldaten zu. Je nach Tätigkeit sind daher besondere Schutzmaßnahmen erforderlich. Daher sind sichere VPN-Verbindungen, verschlüsselte Endgeräte, Sichtschutz für Bildschirme und klare Vorgaben zur Nutzung von Firmen- und Personaldaten im Ausland von großer Bedeutung.
Diese Maßnahmen gehören zur Organisations- und Schutzpflicht des Arbeitgebers. Die dafür anfallenden Kosten trägt in aller Regel der Arbeitgeber. Unternehmen sollten deshalb nicht erst nach der Genehmigung einer Workation überlegen, ob die technische Ausstattung ausreicht. Datenschutz und IT-Sicherheit müssen Teil des Freigabeprozesses sein.
Besonders problematisch sind heimliche Workations, auch „Hush Trips“ genannt. Beschäftigte arbeiten dabei ohne Abstimmung mit der Führungskraft aus dem Ausland und verschleiern den Aufenthaltsort, etwa durch veränderte Videohintergründe oder zurückhaltende Social-Media-Aktivitäten. Ist mobiles Arbeiten nicht ausdrücklich vereinbart, ist Workation grundsätzlich nicht erlaubt.
Eine heimliche Workation kann eine Pflichtverletzung darstellen, insbesondere wenn der Arbeitsort im Vertrag klar geregelt ist. Als arbeitsrechtliche Folgen kommen eine Abmahnung bis hin zur Kündigung in Betracht, vor allem bei wiederholtem oder bewusst verschleiertem Verstoß.
Für Unternehmen können zusätzlich rechtliche und finanzielle Risiken entstehen. Zu nennen sind fehlende A1-Bescheinigungen, kurzfristig notwendige Beitragszahlungen im Tätigkeitsland, Bußgelder, Verstöße gegen Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisrecht, steuerliche Risiken, Verstöße gegen Arbeitsschutzanforderungen und Datenschutzanforderungen des Tätigkeitsstaates. Eine klare Workation-Richtlinie ist deshalb auch ein Instrument der Risikovermeidung.
Dauerhaftes Homeoffice im Ausland
Von der Workation zu unterscheiden ist dauerhaftes Homeoffice im Ausland. Wandern Beschäftigte aus und arbeiten von dort dauerhaft für ein deutsches Unternehmen, ist der Einsatz nicht mehr nur vorübergehend. Der gewöhnliche Arbeitsort und der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses liegen dann regelmäßig im Ausland.
Eine bloße Rechtswahl zugunsten deutschen Arbeitsrechts reicht in solchen Konstellationen häufig nicht mehr aus. Das Arbeitsrecht des Staates, in dem die Arbeit gewöhnlich verrichtet wird, kann maßgeblich werden. Auch steuerliche Pflichten, Sozialversicherung, Meldepflichten und Arbeitserlaubnisse müssen fortlaufend beachtet werden.
Manche Unternehmen erwägen statt eines Arbeitsverhältnisses eine unabhängige Auftragnehmer-Vereinbarung. Die betreffende Person wäre dann Freelancer und nicht mehr angestellt. Der Arbeitgeber hat in diesem Modell jedoch keine Weisungsrechte mehr. Außerdem muss die Tätigkeit im Beschäftigungsstaat im Hinblick auf Scheinselbstständigkeit geprüft werden.
Gerade weil sich Sachverhalte verändern können, ist vorausschauende Planung wichtig. Aus einer kurzfristigen Lösung kann schleichend ein dauerhafter Auslandsarbeitsplatz werden. Dann steigt der Aufwand für Personalabteilung, Lohnabrechnung, Steuerprüfung und rechtliche Bewertung deutlich.
Folgen für die Praxis
Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet Workation vor allem: Zustimmung nur nach Prüfung. Der Arbeitsort sollte nicht informell per Chatnachricht freigegeben werden. Sinnvoll ist ein strukturierter Prozess, bei dem Land, Dauer, Staatsangehörigkeit, Visum, Arbeitserlaubnis, Sozialversicherung, A1-Bescheinigung, Steuerfragen, Datenschutz und IT-Sicherheit vorab geprüft werden.
Arbeitsverträge, Homeoffice-Regelungen und Zusatzvereinbarungen sollten klarstellen, ob mobiles Arbeiten aus dem Ausland erlaubt ist, wie lange es dauern darf und welche Pflichten Beschäftigte vor Reiseantritt erfüllen müssen. Unternehmen können auch regeln, wie mit Mehrkosten umgegangen wird, etwa mit zusätzlichen Beiträgen oder Versicherungen, sofern eine Kostenbeteiligung vertraglich vereinbart wird.
Solo-Selbständige sollten besonders aufmerksam sein, wenn sie dauerhaft für Auftraggeber in Deutschland aus dem Ausland tätig werden. Wird ein ursprünglich angestelltes Arbeitsverhältnis in eine Freelancer-Konstruktion umgewandelt, entfallen Weisungsrechte des Unternehmens. Gleichzeitig muss geprüft werden, ob im Beschäftigungsstaat Risiken der Scheinselbstständigkeit bestehen.
Beschäftigte und Verbraucher, die eine Workation planen, sollten nicht davon ausgehen, dass ein erlaubtes Homeoffice in Deutschland automatisch auch im Ausland gilt. Ohne ausdrückliche Zustimmung kann eine Workation unzulässig sein. Wer den Aufenthaltsort verschweigt, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen und bringt zugleich das Unternehmen in sozialversicherungsrechtliche, steuerliche und aufenthaltsrechtliche Schwierigkeiten.
Praktisch bewährt sich eine verbindliche Workation-Richtlinie. Zuständigkeiten in HR, Lohnbuchhaltung sowie steuerlicher und rechtlicher Prüfung sollten klar definiert werden. Vor jeder Workation sollte feststehen, wer Anträge stellt, wer Beschäftigte informiert und wie die Hinweise dokumentiert werden.
Häufige Fragen
Gibt es einen Anspruch auf Workation im Ausland?
Nein, es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Der Arbeitgeber bestimmt den Arbeitsort. Workation im Ausland ist daher nur mit ausdrücklicher Zustimmung zulässig.
Braucht man innerhalb der EU eine A1-Bescheinigung?
Für Workation-Aufenthalte innerhalb der EU ist in der Regel eine A1-Bescheinigung erforderlich, damit weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt. Arbeitgeber sollten die Antragstellung frühzeitig mit der zuständigen Krankenkasse klären.
Reicht ein Touristenvisum für Workation?
In der Regel nicht. Arbeiten mit Touristenvisum ist meist nicht erlaubt. Je nach Staat können ein passendes Visum sowie eine Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis erforderlich sein.
Wann wird Workation steuerlich riskant?
Risiken entstehen insbesondere bei längeren Aufenthalten, bei Überschreiten der 183-Tage-Grenze oder wenn eine ausländische Betriebsstätte in Betracht kommt. Maßgeblich sind die konkreten Umstände und das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen.
Was droht bei heimlicher Workation?
Eine heimliche Workation kann eine Pflichtverletzung sein. Je nach Fall kommen Abmahnung oder Kündigung in Betracht. Für das Unternehmen können zusätzlich Bußgelder, Beitragszahlungen, steuerliche Risiken und Verstöße gegen Aufenthalts- oder Datenschutzanforderungen entstehen.
Fazit
Workation im Ausland kann für Unternehmen und Beschäftigte attraktiv sein, ist aber rechtlich anspruchsvoll. Sie berührt nicht nur das Arbeitsrecht, sondern auch Sozialversicherung, Krankenversicherungsschutz, Aufenthaltsrecht, Steuern, Datenschutz und IT-Sicherheit. Bei kurzen, gut vorbereiteten Aufenthalten bleiben viele Fragen beherrschbar. Ohne klare Vereinbarung und ohne vorherige Prüfung können dagegen erhebliche Risiken entstehen.
Dauerhaftes Homeoffice im Ausland ist nochmals komplexer. Verlagert sich der gewöhnliche Arbeitsort ins Ausland, reicht eine einfache Rechtswahl zugunsten deutschen Arbeitsrechts häufig nicht aus. Unternehmen sollten deshalb klare Prozesse schaffen, heimliche Workations vermeiden und jede Auslandsarbeit dokumentiert prüfen.
Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.